HOJA ELECTRONICA

Una hoja de cálculo es un programa, más precisamente una aplicación, que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas compuestas por celdas (las cuales se suelen organizar en una matriz bidimensional de filas y columnas). La celda es la unidad básica de información en la hoja de cálculo, donde se insertan los valores y las fórmulas que realizan los cálculos. Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones y dibujar distintos tipos de gráficas.

Un ejemplo paso a paso

La idea es recoger en un cuadrante las temperaturas máximas y mínimas a lo largo de un año y obtener automáticamente las diferencias, así como las medias anuales.

Pulsamos sobre la primera celda y tecleamos "Temperaturas mensuales. Año 2004" , a modo de título para nuestra tabla. Escribimos los meses en la primera columna, a partir de la tercera fila y titulamos la segunda, tercera y cuarta columnas como Máxima, Mínima y Diferencia , respectivamente. Por último introducimos el valor de cada temperatura máxima y mínima en la fila del mes correspondiente.

Procedemos ahora a configurar el aspecto de cada uno de los elementos de nuestra hoja.

Seleccionamos las celdas que contienen los meses, pulsando sobre el mes de enero y arrastrando el cursor hasta diciembre, de modo que todo el bloque se presente en modo vídeo invertido. Accedemos al menú contextual del botón derecho y elegimos Formatear celdas, obteniendo una ventana con diferentes pestañas donde establecer los atributos del conjunto de celdas seleccionado.

Decidiremos el tipo, tamaño, estilo y color de fuente, la alineación del texto en relación con la celda que ocupa, los atributos de las líneas de separación entre celdas, etc.

Todas estas características se encuentran accesibles bajo la pestaña correspondiente en esta ventana de formato de celdas.

Por este procedimiento podemos establecer y modificar el aspecto de la tabla tantas veces como sea necesario hasta conseguir los resultados deseados.

Lógicamente la funcionalidad esencial de esta aplicación consiste en realizar automáticamente ciertas tareas de cálculo, a partir de unos datos introducidos manualmente. Por lo tanto, la columna correspondiente a las diferencias de temperatura se calculará en base a los valores de las columnas anteriores. Una forma sencilla de conseguirlo consiste en introducir en la barra de fórmulas, con la celda D3 seleccionada, "=B3-C3", es decir, le indicamos a Open Calc que obtenga el valor de la celda D3 como diferencia de los valores que contienen las dos celdas anteriores de su fila. El resto de celdas de la columna Diferencia siguen la misma secuencia y por tanto no tenemos que volver a escribir la fórmula, sino que haremos lo siguiente:

1. Hacemos clic en la celda C3

2. Llevamos el puntero del ratón al borde inferior derecho de la celda, hasta que el cursor adopte la forma de una cruz.

3. Hacemos clic ahí, arrastramos hasta la celda C15 y soltamos el clic.

Calc realizará un pegado inteligente de la fórmula y establecerá como pauta para obtener el valor de cada celda la diferencia entre las dos anteriores de su fila. A partir de este momento, cualquier alteración que se produzca en las columnas de Máximas o Mínimas tendrá su reflejo automático en la columna Diferencia.

Como ejemplo de funciones más complejas totalizaremos en la última fila los valores medios anuales de cada tipo de temperatura. Para ello podemos utilizar el Asistente de funciones:

1. Haga clic en la celda donde quiere insertar la fórmula, en nuestro caso la B14

2. Pulse en el botón de la barra de funciones marcado con el símbolo f(x). Esto iniciará el asistente de funciones.

3. En la columna de la izquierda seleccione Promedio y pulse Siguiente.

4. Junto al campo de texto etiquetado como número 1, verá un pequeño cuadrado con una flecha verde, pulse ahí. Volverá a la hoja de cálculo.

5. Seleccione ahora el conjunto de celdas al que quiere aplicar la función Promedio. Para ello haga clic en la primera celda, en nuestro caso B3, y arrastre hasta la última, B14 en el ejemplo. Pulse la tecla Intro.

6. Finalmente pulse el botón Aceptar para cerrar el asistente y aplicar la fórmula.

Haga lo mismo para los rangos de celdas desde C3 hasta C14 para las Mínimas y D3 hasta la D 14 para la Diferencia. O, para mayor rapidez pulse en la esquina inferior derecha de la celda B15 y arrastre lateralmente hasta D15.

Ahora podemos continuar dando formato a la hoja de un modo bastante similar a como lo haríamos con una tabla de Writer. El título de esta tabla debería situarse en una posición centrada en la parte superior, para ello seleccionamos las cuatro primeras celdas de la primera fila y elegimos la opción Formato -> Unir celdas del menú general de Open Calc. 

Algunos ejemplos de funciones son: SUM, AVERAGE, LOOKUP, COUNTIF. La forma correcta de presentar una fórmula que utiliza una función es a través de los siguientes pasos:

                                                               1. colocar el símbolo = de es igual

                                                               2. escribir la función, Ejemplo: SUM

                  3. calcular dentro del paréntesis las celdas que definen el rango a sumarse. Ejemplo: (A1:A10) o (A1:F1)

Al final debe de quedar de la siguiente manera:

=SUM(A1:A10) Esta fórmula suma las celdas desde la A1 hasta la A10, por lo tanto, está sumando las celdas en la columna A
=SUM(A1:F1) Esta fórmula suma las celdas desde la A1 hasta la F1, por lo tanto, está sumando las celdas en la fila número uno

   La hoja electrónica permite crear gráficas para representar los datos que se encuentren en la hoja. Las gráficas pueden ser de varios tipos, tales como: lineales, circulares ("pie charts"), de barras verticales, horizontales y de tres dimensiones.

   Como ejemplos de aplicaciones de las hojas electrónicas, se pueden mencionar: inventario, registro de datos, balanceo de chequera, planificación de producto, requerimientos de materiales y labores, producción del informe del tiempo, presupuesto, adquisición y búsqueda de bienes raíces, análisis de bienes raíces y mercadeo, etc. Los paquetes complejos de hojas electrónicas pueden hacer comparaciones de lógica como "if-then-else" o pruebas de "less than/greater than". Estas operaciones se utilizan en tareas como el cálculo de nóminas.

   Actualmente las hojas electrónicas utilizan un menú horizontal. Cada opción de este menú posee los "pop-up menus" o menús verticales. Además, poseen los "toolbars" que son herramientas de acceso gráfico de los menús. Algunas de las herramientos más utilizadas son: "standard, formatting, "chart" y "drawing". También, poseen una barra de fórmula que ayuda en la corrección de errores de fórmulas o textos y nos indica la posición del cursor.

   La primera hoja electrónica en ser desarrollada se conoce como Visicalc, pero no es de uso común actualmente. Las hojas electrónicas más utilizadas son: Microsoft Excel y Lotus 123. A continuación se presentan las teclas que controlan la posición del cursor, los menús, los botones y los mandatos más usados en Microsoft Excel.